Stel: Je bent om een reden die buiten jouw macht ligt arbeidsongeschikt geraakt voor de functie die je al jarenlang met veel plezier en passie uitvoert. Dat waar je van houdt, kan je niet meer doen. Een rouwproces volgt met daarna de vraag ‘wat moet ik nu gaan doen?’.

Met een beetje geluk word je hierin ondersteund door een bureau dat je alle handvatten biedt om deze zoektocht te volbrengen. Je hebt immers al járen niet gesolliciteerd. En dan vind je zo af en toe een speld in de hooiberg. Een vacature die past binnen je beperkingen en die je superleuk vindt. Je doet goed onderzoek naar het bedrijf en de functie, schrijft een brief waarin je je ziel en zaligheid blootlegt en maakt je cv passend, met je beste foto erop. Met het zweet in de handen druk je op de verzendknop.

En dan begint het wachten. “Stel nou dat ik word uitgekozen, wat een buitenkans!”. Je vestigt al je hoop op deze fantastische vacature. Dagen gaan voorbij, het wachten op een reactie duurt lang, "ze zullen het wel druk hebben". De onzekerheid of je even zal bellen of niet. “Ben ik dan te eager of als ik niet bel te afwachtend?” gaat er in je hoofd om. Nog een paar dagen later vraag je je af of ze je misschien zijn vergeten. De moed zakt in je schoenen. En dan… in je mailbox een reactie! Met verhoogde hartslag open je de mail.

“Geachte heer/mevrouw, dank voor uw reactie op de vacature. De keuze is niet op u gevallen.” PUNT

Als je als HR-medewerker of recruiter een dergelijke reactie op een sollicitatie stuurt, ben je wat mij betreft ongeschikt om dit werk te doen. Alle empathie, medeleven en compassie ontbreekt. Een voor jou simpel bericht die alleen maar je kostbare tijd opslokt, heeft een enorme impact op de ander. Dit komt keihard aan en doet je als werkzoekende de moed in je schoenen zakken.

Maar hoe dan wel? Ik zet het even voor je op een rijtje:

• Geef áltijd een reactie. Niets is zo frustrerend om helemaal niets te horen.
• Bedenk je, welke reactie zou jij graag ontvangen als je gesolliciteerd had?
• Geef minimaal een reden waarom je keuze niet op deze persoon is gevallen.
• Spreek je waardering uit dat iemand de tijd voor jou en je bedrijf genomen heeft.

Natuurlijk kun je kwalijk 200 persoonlijke afwijzingen sturen, maar er is een middenweg. Ik zal je een voorbeeld geven die ik van monsterboard.nl heb gepikt, je hoeft het wiel immers niet steeds zelf uit te vinden:

Beste [naam kandidaat],

Bedankt voor je interesse in de functie van [functietitel bij bedrijfsnaam].

Ik heb je cv uitgebreid bekeken en moet je helaas teleurstellen. We hebben een flink aantal reacties binnen voor deze functie waarvan een aantal andere kandidaten [korte reden afwijzing en waarom u voor andere kandidaten gekozen hebt].

Helaas voldoet jouw kennis en ervaring in mindere mate aan de gestelde eisen.

Dit betekent helaas voor jou dat we je niet verder meenemen in procedure. Je hebt een goed cv maar voor deze functie zie ik niet de match die we zoeken.

Ik waardeer de tijd en moeite die je gestoken hebt in deze sollicitatie en wens je natuurlijk heel veel succes bij het vinden van een passende baan.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]

[Jouw functie, jouw bedrijfsnaam]

Op deze manier komt een afwijzing heel anders over en ziet men minder op tegen de volgende sollicitatie en mogelijke afwijzing.

Een beetje meer aandacht voor de ander. Het is maar een kleine moeite. Ik wens je veel succes bij de aankomende sollicitatieprocedure!