Veelal heeft het woord ‘personeelsdossier’ om die reden een negatieve lading, terwijl het ook positiever kan. Want relevante gespreksverslagen en afspraken opslaan als naslagwerk, daar hoeft niemand een vervelend gevoel bij te krijgen toch?

Het liefst verbrand je, na de wettelijke bewaartermijn, de gespreksverslagen ritueel en ben je blij dat je deze niet nodig hebt gehad. Maar helaas blijkt in de praktijk dat gespreksverslagen wel degelijk handig zijn om aan te tonen dat ‘iets’ al langer speelt en/of je er alles aan hebt gedaan om de medewerker te (laten) bewegen.

Positieve insteek van een personeelsdossier

Wat mij betreft is de insteek van een personeelsdossier altijd positief: we slaan op wat we hebben besproken en richten ons op de ontwikkeling. Het personeelsdossier dient als naslagwerk voor mogelijk volgende leidinggevenden die de taken van de voorganger overnemen, zonder dat er (al te veel) kennis verloren gaat. En aanvullende afspraken worden natuurlijk ook schriftelijk vastgelegd zodat hier geen discussie over kan ontstaan. En als de medewerker vertrekt kun je de gespreksverslagen hopelijk meegeven met een strik erom. Mocht je de gespreksverslagen in een uiterst geval toch nodig hebben, dan weet je in ieder geval dat deze er zijn én dat ze zo zijn beschreven dat iedereen het begrijpt.

Ik heb regelmatig discussies gehad met leidinggevenden die op een willekeurig moment besloten dat een medewerker echt niet meer functioneerde en nú ontslagen moest worden. Op de vraag waar dat dan uit bleek, antwoorde de leidinggevende dat er al heel veel gesprekken waren gevoerd en de medewerker maar niet verbeterde.

Je raadt het al: er konden geen gespreksverslagen worden overlegd, op alleen goede beoordelingsverslagen na en toen we vroegen aan de medewerker of het duidelijk was dat het echt zo niet verder kon, volgde een ‘vechtscheiding’ omdat er geen dossier was.

De werkgever moest een hoge prijs betalen door een slechte verslaglegging, maar erger nog: een leidinggevende die van de een op de andere dag kan beslissen van de medewerker af te willen en de werknemer die in shock achterblijft. Zo wil je toch niet met de medewerkers omgaan?

In Nederland hebben werknemers gelukkig in ontslagzaken veel bescherming. Ik zeg gelukkig, omdat ik echt vind dat er niet zomaar kan worden besloten om een ontslag aan te gaan. Werkgevers (leidinggevenden) hebben de plicht om voor hun mensen te zorgen en hen te informeren als de functie niet meer passend blijkt. En ook om er alles aan te doen om het te doen slagen.

Goed vastleggen is een uitdaging

Het gesprek aangaan met je medewerker als je ziet dat iets niet lekker loopt is in mijn ogen het allerbelangrijkste. En daar hoort ook een goede verslaglegging bij. Verslagen waaruit blijft dat objectief is besproken wat er goed gaat en wat niet. En dit verslag moet voor iedereen te begrijpen zijn, net alsof je er zelf bij was.

En zorg voor een cultuur waarin het heel gebruikelijk is dat je aandacht hebt voor de medewerker en regelmatig in gesprek gaat en dit vastlegt. Als het vanaf de start duidelijk is dat dit erbij hoort, zal geen medewerker het gek vinden als er iets wordt opgeslagen. En geef de medewerker het vertrouwen dat er altijd een positieve insteek achter de vastlegging zit. Een gespreksverslag als naslagwerk, zodat er geen misverstanden zijn en iedereen dus weet wat er is besproken.

Mijn tips voor een positieve opbouw van een personeelsdossier:

• Leg alle afspraken en gesprekken schriftelijk vast, ook als je denkt dat dit niet nodig is
• Doe dit voor alle medewerkers en maak geen uitzondering
• Evalueer het functioneren van de medewerker zo objectief mogelijk. Geef aan welke competenties nodig zijn voor het juist uitoefenen van de functie en probeer ontwikkeling van competenties vast te leggen.
• Heb je een lastig gesprek met de medewerker? Bereid het gesprek goed voor. Doe dit door van tevoren op te schrijven welke boodschap je wilt overbrengen, zodat je het gesprek goed kunt sturen. Spar hierover met HR.
• Probeer je de richten op de feiten en geef voorbeelden.
• Digitaliseer zo veel als mogelijk: op die manier wordt het ook gemakkelijk(er) om gesprekken vast te leggen. Stel, als dit kan, ook reminders in voor leidinggevenden dat het (weer) tijd is voor een gesprek.
• Richt je niet alleen op de negatieve dingen, maar benoem ook de positieve eigenschappen van de werknemer. Sla complimenten ook op in het personeelsdossier.
• Plan een gesprek gelijk in en wacht niet tot het jaarlijkse beoordelingsgesprek.
• Als je weerstand of wantrouwen merkt bij de medewerker, benoem dit meteen en leg uit waarom je iets vastlegt.